COSAS DE PYMES

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Resumen

Su mismo nombre lo indica: PreSupuesto. En infinidad de ocasiones se utilizan, o se ignoran, a partir de la idea errónea de que son un ejercicio de adivinación, cuando en realidad son un instrumento fundamental para trazar un plan y alcanzar los objetivos establecidos.

Son como el mapa que trazamos para ir del punto A al punto B, escogiendo un camino determinado y durante un tiempo previamente establecido. Si lo hacemos adecuadamente podremos anticipar los efectos de cualquier inconveniente, desviación, retraso o adelanto que se presenten, antes de su llegada. El presupuesto nos permite hacer lo mismo a partir de los ingresos y los gastos con el resultado a obtener.
Existen presupuestos para las más diversas tareas y objetivos. Los más conocidos son el presupuesto de ingresos y gastos, el presupuesto de ventas o el presupuesto por un trabajo a realizar.

Un presupuesto siempre se basa en supuestos previos, de ahí su nombre. Un ejemplo fácilmente comprensible es el presupuesto para que un carpintero haga una mesa. Si el carpintero quiere hacerlo bien, tiene que suponer, no adivinar, lo más cercano a la realidad:

  1. La cantidad de madera necesaria.
  2. El precio de la madera para calcular cuánto va a costar adquirirla.
  3. El tiempo de trabajo que le llevará esta tarea.
  4. Los materiales adicionales requeridos, como pueden ser barnices, pegamentos, clavos, lijas, etc.
  5. Las herramientas y la maquinaria necesarias. Determinar si ya las tiene o si necesita alquilarlas/comprarlas. El equivalente monetario al desgaste propio de su uso relacionado con la construcción de esta mesa, lo que le permitirá reemplazarlas al final de su vida útil.
  6. Cualquier otro gasto que pudiera estar involucrado, como puede ser la parte proporcional de alquileres de local, administrativos, gestoría, y en general cualquier otro gasto similar.

Por otra parte, a la suma de todos estos gastos y costes, se debe añadir el beneficio que se estima oportuno obtener y sus impuestos. Este será el precio por cobrar.
Si el presupuesto se ha hecho de una forma rigurosa y con buenos criterios el resultado será muy similar al previsto, es decir, se obtendrá un beneficio muy similar, no exáctamente, al esperado.

Y he aquí el punto crucial que no se debe perder de vista: hay una gran probabilidad de que los supuestos en los que se basan no se hayan cumplido con total exactitud. Eso es normal. Su utilidad no es la adivinación y si se cumple al 100% lo más posible es que se haya manipulado. El presupuesto sirve para que, como en el caso del mapa, ante cualquier desviación o inconveniente que se presente durante su aplicación se pueda identificar y anticipar con precisión el impacto en el resultado final. Así, si el precio de los clavos se modificó desde que el trabajo se pactó con el cliente, aunque sin duda modificará el resultado final, no debería ser preocupante. Por otra parte, si la estimación fue de 6 horas de trabajo y en realidad ha llevado 8, esto podría ser un problema a tener en cuenta porque, aunque no significa un desembolso en efectivo inmediato, la mano de obra es uno de los elementos más caros. En todo caso, aún en el peor de los escenarios, las desviaciones y cambios están perfectamente identificados y cabe la posibilidad de poder renegociar el precio o tratar de disminuir el tiempo en el que se hacen otros trabajos para compensar esta desviación.

Además, hay un premio adicional: si se alcanza el objetivo con mayor facilidad de los esperado o incluso se supera, se pueden igualmente identificar las causas y repetirlas. Repetir el acierto para seguir rentabilizándolo.

Ninguno de estos razonamientos y cálculos es posible sin un presupuesto.

Lo mismo sucede en el caso de un presupuesto de ingresos y gastos en un negocio. Basados en nuestros conocimientos y experiencia, además de los datos del ciclo anterior, podemos estimar nuestros ingresos y gastos. A este presupuesto inicial le podemos añadir correcciones y desviaciones para anticipar, sin sorpresas, el resultado final. Volviendo al ejemplo, si en el camino sufrimos un pinchazo, podemos estimar nuestra hora de llegada con mayor precisión que si no hubiésemos tenido el itinerario establecido.

Las ventajas que proporciona un presupuesto bien hecho al identificar los puntos críticos en los que se va el dinero, el tiempo y los recursos afectando negativamente el beneficio final, superan, con mucho, el inconveniente del tiempo que es necesario dedicar para confeccionarlo y darle seguimiento, no sólo por el mayor beneficio, sino además, porque identifica dónde están los errores, para evitarlos, y dónde los aciertos, para repetirlos.

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